Guide: Ansættelse af medarbejdere

At ansætte den forkerte medarbejder kan blive en dyr fornøjelse. Ifølge Jobindex, kan det let koste 350.000-400.000 kr. for en funktionær. Du investerer derfor din tid meget fornuftigt, ved at søge viden og hjælp til ansættelser.

Udover lønudgifter skal også ressourcer til oplæring og træning, personalegoder, rekrutteringsprocessen og indkøb af udstyr til medarbejderen tælles med i omkostningerne. Dertil kan diverse følgevirkninger tilskrives, såsom at de øvrige medarbejders trivsel og energiniveau falder.

Og det er derfor, at de virkelig betaler sig at forberede sig godt, få hjælp og søge viden, når man skal ansætte en medarbejder der skal have en vigtig rolle i virksomhedens drift eller udvikling. 

Vi har samlet 6 steps, til at I få ansat den rigtige medarbejder. Tøv ikke med at kontakte os, hvis du ønsker mere hjælp.

Det absolut første du skal gøre, er at finde ud af hvilken profil du har brug for. Er der opgaver nok til en ny stilling? Hvad er succeskriterierne?

Før du kan forvente at de rette kandidater ansøger hos dig, kræver det at du kan definere klart hvad du søger. Du er derfor nødt til at lave en jobanalyse, der kan afdække hvad stillingen indebærer. Det kan du gøre sammen med kollegaer eller andre personer, der kender virksomheden i dybden. Det giver nemlig forskellige syn på stillingen og virksomhedens behov.

Jobanalysen skal gerne:

Det absolut første du skal gøre, er at finde ud af hvilken profil du har brug for. Er der opgaver nok til en ny stilling? Hvad er succeskriterierne?

Før du kan forvente at de rette kandidater ansøger hos dig, kræver det at du kan definere klart hvad du søger. Du er derfor nødt til at lave en jobanalyse, der kan afdække hvad stillingen indebærer. Det kan du gøre sammen med kollegaer eller andre personer, der kender virksomheden i dybden. Det giver nemlig forskellige syn på stillingen og virksomhedens behov.

Jobanalysen skal gerne:

Når din jobanalyse har tydeliggjort ovenstående punkter og du fortsat vurderer at der er grundlag til at ansætte en ny medarbejder, er det tid til at udarbejde en stillingsbeskrivelse. I stillingsbeskrivelsen gøres det tydeligt hvad ansvarsfordelingen og ansvarsområderne er, hvilke arbejdsopgaver der hører med til stillingen og hvad stillingsbetegnelsen skal være.

Med udgangspunkt i din jobanalyse og stillingsbeskrivelsen, kan du nu gå i gang med selve stillingsopslaget.

Stillingsopslaget

I opslaget bør du så præcist som muligt gøre det klart:

 Når du skriver stillingsopslaget, er strukturen også vigtig. Du kan med fordel tænke på opslaget, som en mindre avisartikel, der både skal skabe blikfang og være relevant på samme tid. Blikfanget skaber du med en interessant overskrift og en indledning, som gør de rette kandidater nysgerrige og interesserede i at læse videre.

I starten af teksten, bør der bl.a. være en kort introducerende tekst om virksomheden og stillingens grundlag. Dernæst kommer selve beskrivelsen hvor stillingens opgaver beskrives samt hvad der gør netop denne stilling interessant samt hvilke kompetencer den nye medarbejder skal have.

Stillingsopslaget afsluttes med en kortfattet virksomhedsbeskrivelse, der giver et ærligt billede af virksomhedens dagligdag. Herefter er der kun at skrive formalia som: Antal timer – Dato for tiltrædelse – Krav til ansøgningen – Kontaktinfo og adresse.

Før du sender stillingsopslaget ud, bør du få et par friske øjne til at læse korrektur, så ærgerlige slåfejl og formuleringer bliver rettet.

Når du er i mål med stillingsbeskrivelsen og har lavet dit stillingsopslag, handler det om at nå ud til dine potentielle kandidater med stillingsopslaget.

5 effektive metoder, til at få ansøgninger ind:

1. Lav et opslag på virksomhedens Facebook- og Linkedin-side. Dine kollegaer kan dele opslaget på deres personlige profiler, og du kan på den måde hurtigt ud til dele af dit og evt. kollegaers netværk.
2. Slå stillingen op på et af de mange jobsites på nettet. Mange aktivt jobsøgende vil se disse opslag.
3. Spørge personer i virksomheden eller dit netværk om de kender nogen, som de kan stå inde for til jobbet. Gennem sådanne anbefalinger, kan du nogen gange være heldig at finde det helt rette match ift. kultur, personlighed og kompetencer.
4. Kontakt et rekrutteringsbureau og få hjælp til rekruttering. Vi har fx en  stor database af kandidater, hvor den rette person kunne være i.
5. Benyt headhunting til specialister og ledere, som med ovenstående metoder kan være svære at få fat på. Du er velkommen til at kontakte os herom, hvor du kan høre mere om vores garanti for en succesfuld ansættelse – ellers kører vi gratis processen igen.

Hvis du vil vide mere om hvordan vi kan skaffe adgang til eftertragtede kandidater gennem annoncer, vores netværk, kandidatbank mv, er du velkommen til at ringe og høre mere.

Gennem ovenstående metoder, får du forhåbenligt ansøgninger ind fra relevante kandidater. Hvis ikke, skal du vurdere om det er pga. stillingsopslaget og annonceringen heraf, eller om det blot skyldes hård konkurrence, om præcis den type kandidater du søger. 

Hvis du har travlt og der løbende kommer ansøgninger ind, får du her et godt råd:  Lav være med at sidde og læse CV’er hver dag – det er ikke nødvendigt. Begræns dig til først at tjekke de første 3-5 kandidater igennem og se om de er relevante, og sæt derefter en dato hvor du screening og sorterer dem alle på én gang. 

Når du screener ansøgninger og CV igennem, anbefaler vi at du opdeler dem i 3 bunker: ”Samtale”, ”måske” og ”afslag”.

Udvælg og indkald derefter de bedste egnede kandidater, og send et pænt afslag til de personer, der ikke er udvalgt til en samtale. Hvis du ikke er 100% sikker på hvad du leder efter fordi du ikke har ansat denne type person før, bør du indkalde flere end ellers. Medtag også gerne nogle interessante kandidater som wildcards, der har mindre erfaring end du havde forestillet dig – og vent evt. lidt med at give afslag til disse, indtil du ved hvor mange samtaler du får aftalt. 

“PRO&CO er en værdsat samarbejdspartner for HT BENDIX A/S. De har meget hurtigt evnet at forstå vores forretning og kultur, så de har kunnet finde relevante kandidater for os. Rekrutteringsprocesserne er gennemført effektivt med høj grad af professionalisme og en yderst behagelig tilgang til såvel kandidater som os.” – Jan Juncker, HT BENDIX A/S

Forskning har vist, at en struktureret samtale øger chancerne for at finde den rette kandidat. Forbered og nedskriv hvilke spørgsmål du vil stille. Spørgsmålene skal afdække niveauet af kompetencer og give viden om personligheden. Husk at stille uddybende spørgsmål til kandidatens svar, så du får endnu mere viden.

Hvis du har tid til at forberede dig grundigt, bør du finde ud hvad du gerne vil have svar på – og være opmærksom på at det er svært at få svaret, ved at spørge direkte. Nedskriv derefter spørgsmål, der spørger til emnet med udgangspunkt i tidligere erfaringer og på en åben måde – så er det nemmere for dig at få svar.

Det er en god ide at afvikle mindst to samtale runder, så har både kandidat og du mulighed for at stille uddybende spørgsmål til hinanden. Lad fx den første være en mere indledende samtale, hvor du kan vælge at indsnævre feltet til 2. samtale.

Under samtalen skal du finde ud af, om kandidaten passer ind i kulturen i både virksomheden men især i afdelingen blandt kollegaerne. Hvis ikke medarbejderen passer ind, kan dette medføre en fejlrekruttering.

Ikke alene skal dine medarbejdere fungere socialt på arbejdspladsen, også kemien mellem denne og nærmeste leder er vigtig. Så have for øje hvordan kemien er mellem jer under samtalen, I skal potentielt bruge mange timer sammen hver uge.

Husk at der er flere niveauer, som du skal tage stilling til:

1. Personlighed, kemi og match med kultur
2. Personlige kompetencer
3. Faglige kompetencer

Personligheden ved kandidaten kan ikke ændres, hvorimod faglige kompetencer kan tillæres. Så vægt at få et indblik i kandidatens personlighed og værdier under samtalen, som i faktisk er det vigtigste i mange jobs.

Søger I den udviklende type, som kan drive- og optimere projekter? Eller nærmere den strukturerede og detaljeorienterede person? Til dette formål kan I med fordel benytte en personlighedstest som fx DISC, da det kan give et godt indblik i hvad I kan forvente en person kommer til at fokusere på og hvilken type person de er.

Dokumenter jeres egen ansættelsesproces

Da det er kritisk for virksomheden at få det rette personer ind, bør I overveje hvordan I generelt kører ansættelsen af medarbejdere. Fx: 

Når du har besluttet dig for hvem du helst vil ansætte, tager du en eller flere referencer. Ansæt aldrig en medarbejder uden at tage en reference, da der er en af ​​de bedste kilder til information om en kandidat. Spørg eksempelvis den tidligere chef, kollega eller kunde ind til hvordan de vil beskrive kandidaten, hvad de tænker om kandidaten i denne type stilling og om de kunne finde på at ansætte vedkommende igen. Spørg også ind til hvilke konkrete projekter der har været arbejdet på, og hvordan det gribes an.

Hvis referencerne stemmer overens med din oplevelse af personen, er du klar til at ansætte personen. Lav fx et telefonopkald hvor du tilbyder personen jobbet, og snakker lidt om hvordan de har oplevet forløbet. 

Send herefter en mail hvor du bekræfter tidspunktet for tiltrædelse og diverse praktisk information. Nu er du i mål med ansættelsen – godt gået!

Næste trin er hele on-boarding processen, hvor din nyansatte medarbejder skal sættes ind i virksomheden, kunder, arbejdsgange, kulturen, forventninger mv, som også er vigtig for at sikre en succesfuld ansættelse af nye medarbejdere.

Brug for hjælp til noget?

Jeg håber, at du gennem artiklen har fået værdi og en bedre forståelse for, hvad det kræver at få ansat den rette person.

Hvis du har spørgsmål eller overvejer at få hjælp til at vurdere ansøgere, hele rekrutteringsprocessen eller til at headhunte den helt rette person, så skriver du bare en mail eller giver mig et kald på 31 45 12 40.

Med 20 års erfaring, over 1500 ansættelser og vores solide netværk i Midtjylland, stiller vi garanti for succesfulde ansættelser – og vi kan derfor også hjælpe din virksomhed videre.

Hvad koster det at ansættelse af en funktionær?

Det absolut dyreste ved en ansættelse af medarbejdere som funktionærer, er at lave en fejlansættelser. Så skal det hele gøres om, bruges dobbelt ressourcer på oplæring og der skabes uro i teamet.

Hvis du outsourcer hele- eller dele af processen, koster det en brøkdel af omkostninger ved det første års ansættelse.

Hvis du vil høre mere om vores erfaring med at minimere risikoen for fejlansættelser, vores priser eller rekrutterings-garanti, er du altid velkommen til at kontakte mig.